MONITORAMENTO DA CERTIFICAÇÃO OEA: COMENTÁRIOS À PORTARIA RFB Nº 163

Na última sexta, dia 08/04/22, foi publicada a Portaria RFB nº 163/22 para dispor sobre o “Monitoramento de Operadores Econômicos Autorizados” e indicar as atividades que serão executadas pela Receita Federal do Brasil relativas ao acompanhamento e à revisão das certificações já concedidas no programa OEA. 

Já é sabido pelas empresas certificadas que a continuidade e o aprimoramento das atividades realizadas com propósito de cumprir os critérios do programa OEA é caraterística essencial para a manutenção da certificação. E temos compartilhado com nossos clientes que as atividades de gestão ou monitoramento dos critérios devem ser intrínsecas às atividades diárias. 

Isto, pois cabe à empresa certificada conhecer os riscos de suas operações que possam impactar (ou impedir) o cumprimento dos critérios do programa OEA. Assim, as atividades contínuas de monitoramento, gestão de riscos e acompanhamento das ocorrências são de extrema importância.  

Pelo texto da referida Portaria, as atividades da RFB serão executadas para o acompanhamento das empresas certificadas e a revisão das certificações concedidas, o que demonstra não se tratar de atos únicos ou isolados, mas atividades contínuas de fiscalização para assegurar que as empresas certificadas mantem seus controles de forma adequada.  

Quais são os objetivos do monitoramento? 

A nova portaria indica que tais atividades serão realizadas pelas Equipes de Gestão de Operadores Econômicos Autorizados (EqOEA) e coordenadas pelo Centro Nacional de Operadores Econômicos Autorizados (CeOEA) com os seguintes objetivos (art. 2º): 

1. verificar se o Operador Econômico Autorizado (OEA) mantém compromisso em relação aos objetivos, princípios, requisitos e critérios do Programa OEA; 
2. promover iniciativas que visem ao fortalecimento da segurança da cadeia de suprimentos internacional; e 
3. estimular o cumprimento voluntário, pelo OEA, da legislação tributária e aduaneira, mediante ações preventivas e de incentivo à autorregularização. 

Esses objetivos já são buscados pelas ações tomadas pela EqOEA e chamamos atenção, em especial, ao cumprimento voluntário da legislação tributária e aduaneira. As medidas de estímulo já têm sido colocadas em prática frente às empresas certificadas, mas é importante destacar que isso não impede (e não pode ou deve impedir) o direito da empresa certificada em atuar em processos administrativos ou judiciais. 

Concordamos com a necessidade de ações preventivas para o cumprimento da legislação tributária e aduaneiras, mas reforçamos o direito das empresas em discutir arbitrariedades ou ilegalidades. A busca pelo cumprimento da legislação pressupõe a legalidade que, eventualmente, depende de julgamento em discussão administrativa ou judicial, o que está afinado com o propósito de cumprir a legislação.

E quais atividades serão executadas pela EqOEA? 

A nova Portaria regulamenta ações que serão realizadas pela EqOEA e apontamentos já esperados das empresas certificadas. Pelo texto publicado, é fácil identificar que a monitoramento a ser realizado pela EqOEA tem como propósito assegurar que as empresas mantenham o compromisso com o programa atendendo aos critérios. 

Para assegurar que isso ocorra, serão executadas as seguintes atividades: 

1. acompanhar o OEA no processo de detecção de vulnerabilidades e aperfeiçoamento de controles nos seguintes casos: a) envolvimento involuntário em ações de violação da cadeia de suprimentos; e b) detecção de indícios ou descumprimento da legislação aduaneira; 
2. executar validações periódicas do conjunto de requisitos e critérios exigidos pelo Programa OEA; 
3. acompanhar indicadores; 
4. executar pesquisa e avaliação de informações aduaneiras relativas aos OEA; 
5. orientar os OEA quanto ao cumprimento de requisitos e critérios do Programa; e 
6. solicitar aos OEA informações relativas ao atendimento dos requisitos e critérios do Programa OEA. 

Temos pontuado para nossos clientes a necessidade de, além de preencher e revisar o mapa de riscos, a empresa deve adotar ferramentas para auxiliar o gerenciamento de riscos nas etapas de identificação, avaliação, tratamento e monitoramento, dentre elas, o que chamamos de “indicadores de riscos”, também conhecidos como “KPI – Key Performance Indicator” que podem ser utilizados para medição do desempenho de um determinado processo, procedimento ou risco. 

Isso ganha ainda mais importância quando a nova Portaria relaciona o “acompanhamento de indicadores” como informação a ser avaliada pela EqOEA durante as atividades de monitoramento da certificação OEA. 

Avaliando as seis atividades descritas no artigo 3º da Portaria RFB nº 163/22, entendemos que é possível separá-las em ações que serão executadas pela EqOEA (incisos I, II e III), ações que resultarão em dados a serem obtidos pela equipe (incisos IV e VI) e ações voltadas às orientações (inciso V).  

Essas atividades permitirão que a EqOEA obtenha informações necessárias para assegurar que o cumprimento dos critérios necessários à manutenção da certificação OEA, sendo que o resultado das atividades de monitoramento poderá resultar na graduação ou interrupção dos benefícios. 

E a Portaria assegura que as atividades realizadas pela EqOEA ou CeOEA “não caracterizam início de procedimento fiscal” que represente perda de espontaneidade. Em outras palavras, uma irregularidade identificada durante as atividades previstas na nova portaria poderão ser objeto de autorregularização com o benefício da denúncia espontânea. 

Por outro lado, as atividades de monitoramento não prejudicam os procedimentos da RFB para apurar infrações cometidas pela empresa OEA e, caso seja constatada infração durante o monitoramento, o servidor responsável deverá iniciar o rito processual para apuração (art. 3º, §§ 2º e art. 5º). 

Isso reforça a importância de as empresas certificadas adotarem as medidas necessárias para definir, manter, revisar e atualizar suas métricas, diretrizes e procedimentos em busca do cumprimento aos critérios exigidos pelo programa OEA. E, periodicamente, revisar a metodologia para identificação, avaliação, tratamento e monitoramento dos riscos. 

Inclusive, a EqOEA poderá buscar informações acerca da empresa certificada para cumprir as atividades de monitoramento que serão obtidas por:  

1. fontes públicas de dados; 
2. sistemas informatizados da RFB; 
3. contato de servidor responsável pelo monitoramento com o OEA; 
4. alertas ou informações encaminhadas ao CeOEA ou às EqOEA pelo próprio OEA; ou 
5. comunicações encaminhadas ao CeOEA ou às EqOEA por qualquer área da RFB ou organismo externo. 

Veja que as informações sobre a empresa certificada serão obtidas de diversas formas, inclusive utilizando dados internos ou obtidos de forma externa à RFB, sendo que o contato com a empresa deverá ser: (i) por meio eletrônico, (ii) por reunião presencial ou virtual, ou (iii) por telefone. 

Considerando as atividades a serem executadas pela EqOEA, assim como os dados que poderão ser obtidos, reforçamos que as empresas estabeleçam e mantenham a revisão periódica da sua política ou metodologia para detecção de vulnerabilidades e aperfeiçoamento de controles, o registro de auditorias periódicas dos critérios e o acompanhamento de seus indicadores aliados aos critérios do programa OEA.

Tais informações serão vitais para demonstração à EqOEA que os controles dos critérios do programa são mantidos, acompanhados e, mais importantes, continuamente cumpridos. Não somente isso, são essenciais para demonstrar que a empresa certificada busca ser comprometida com os critérios. 

Nos chama atenção, por fim, que a Portaria RFB nº 163 entrará em vigor em 02 de maio de 2022, e, talvez seja resultado da operação padrão que vem sendo realizada pela RFB, mas o lapso temporal entre a publicação e o início da vigência nos indica que as atividades a serem executadas pela EqOEA estão sendo planejadas e serão intensas após essa data.  

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