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A importância dos processos internos para a certificação e manutenção do Programa Operador Econômico Autorizado – OEA

Por Gabriela Cardoso Tiussi

Recentemente, 329 (trezentos e vinte e nove) quilos de cocaína foram apreendidos no Porto de Santos, escondidos em um container com destino ao Porto de Antuérpia, na Bélgica . A identificação do entorpecente inserido sem o conhecimento do exportador brasileiro foi possível por conta do escaneamento do container, antes do embarque no navio. Notícias como esta são frequentes e por este motivo, é imprescindível que os operadores aduaneiros cumpram com primor determinados requisitos básicos de segurança da cadeia logística, como, por exemplo, a inspeção de lacres de segurança ao longo do trajeto de suas cargas ou o monitoramento constante do trajeto das mercadorias.

Isto porque, atualmente, o controle da segurança da cadeia logística é um dos elementos de maior preocupação das aduanas, especialmente nos países desenvolvidos. Até 11 de setembro de 2001, a atenção das alfândegas se voltava majoritariamente à fiscalização sobre o cumprimento de obrigações tributárias e aduaneiras, como o recolhimento de tributos, classificação tarifária e outros . Com os ataques ocorridos em Nova Iorque em 2001, a prioridade das aduanas e em especial da US Customs Service (que posteriormente veio a se tornar US Customs and Border Protection) mudou definitivamente e as discussões sobre temas aduaneiros passaram a incluir identificação de vulnerabilidades, gerenciamento de riscos e proteção das fronteiras para combate ao terrorismo e tráfico de drogas e armas.

Neste sentido, o desafio do programa Operador Econômico Autorizado, criado no âmbito da Organização Mundial das Aduanas – OMA, foi alinhar dois interesses que, a princípio, parecem contrários: a facilitação do comércio e a segurança nas operações comerciais internacionais. Tal conciliação foi possível com a implementação do conceito de Operador Econômico Autorizado, já regulamentado por diversos países de acordo com as determinações da Estrutura Normativa da OMA para Segurança e Facilitação do Comércio Internacional.

Para a certificação, a empresa deve comprovar determinado grau de confiabilidade com relação à segurança da cadeia logística e cumprimento das obrigações aduaneiras, a depender da modalidade de certificação pretendida: a modalidade OEA-C (Conformidade) se refere aos critérios de cumprimento das obrigações tributárias e aduaneiras, em níveis diferenciados com relação aos critérios exigidos e aos benefícios concedidos (OEA-C Nível 1 e OEA-C Nível 2); já a modalidade OEA-S (Segurança) se refere aos critérios de segurança aplicados à cadeia logística no fluxo das operações de comércio exterior.

Há ainda a terceira fase do Programa Brasileiro de OEA, que prevê a incorporação do programa às agências reguladoras de Estado relacionadas aos procedimentos aduaneiros, como já ocorre com o MAPA e ocorrerá com a ANVISA. Esta fase está baseada no terceiro pilar da Estrutura Normativa SAFE, da OMA, e se trata de moderno conceito alinhado com as diretrizes do órgão internacional.

Dentre os diversos aspectos que estão relacionados aos requisitos mínimos para certificação, há o estabelecimento de procedimentos internos eficazes, que assegurem e evidenciem que determinada empresa possui a devida gestão de seus processos, de maneira que seja possível também identificar, tratar e monitorar os riscos relacionados a cada etapa das suas atividades.

Com relação a modalidade Segurança (OEA-S) do Programa OEA, para a certificação são considerados os seguintes critérios: segurança da carga, controle de acesso físico, treinamento e conscientização de ameaças, segurança física das instalações e gestão de parceiros comerciais. Para a certificação como OEA-S, portanto, são verificados os procedimentos utilizados para: inspeção das unidades de carga e veículos, utilização de lacres e demais dispositivos de segurança, verificação da integridade e controle de transporte da carga ao longo da cadeia logística, armazenamento das unidades de carga, controle de acesso de pessoas e veículos às instalações do operador, monitoramento de parceiros comerciais, entre outros. A recomendação é que, caso tais procedimentos não atendam aos requisitos mínimos do programa, devam ser adequados para se prosseguir com a certificação.

Com relação a modalidade Conformidade (OEA-C), são considerados os seguintes critérios para a certificação: descrição e classificação fiscal de mercadorias, operações indiretas (caso haja), base de cálculo dos tributos, origem de mercadorias, imunidades, benefícios fiscais e suspensões, qualificação profissional e controle cambial, sendo que deve haver procedimento formal (escrito), de aplicação obrigatória para todas estas atividades.

Documentos denominados processos internos, procedimentos, instrução de trabalho, procedimento operacional, entre outros, serão tratados neste artigo como se equivalentes fossem, ou seja, como o documento que descreve detalhadamente as formas para realizar determinadas atividades.

A elaboração de procedimentos busca padronizar a realização de determinadas atividades, de forma a minimizar os erros, desvios e variações operacionais. Ademais, o procedimento padrão deve indicar as formas de identificação de erro, seu tratamento e a ação que deve ser executada para evitar reincidências.

Importante destacar que a utilização de procedimentos e a padronização das etapas do trabalho deve fazer parte da cultura da empresa, ou seja, deve ser observada por todos os colaboradores e deve haver incentivo para sua utilização. Por este motivo, para que o procedimento seja eficaz e não apenas uma “burocracia” interna, deve ser entendido o contexto da organização, para que tais procedimentos sejam elaborados de acordo com as necessidades internas e externas da empresa.

Para elaboração de um procedimento eficaz e que também atenda aos requisitos do Programa OEA, é recomendável que contenha ao menos os seguintes elementos, conforme o caso:
• Nome do procedimento
• Número do procedimento
• Versão do procedimento e data de atualização
• Local de aplicação
• Responsáveis pela tarefa, identificados por cargo
• Responsável pela elaboração do procedimento
• Materiais utilizados para execução da tarefa
• Referências (manuais, diretrizes, políticas etc.)
• Descrição de siglas utilizadas
• Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, responsáveis por cada etapa, riscos de cada etapa, forma de identificação de irregularidades, ação que deve ser tomada diante da identificação de irregularidades, dentre outros, conforme o caso.

Para a devida revisão ou elaboração de procedimentos robustos e que atendam ao exigido pelo Programa OEA, o primeiro passo consiste em entender, junto ao responsável pelas atividades, como estas são executadas. Ademais, além do envolvimento dos executantes, é recomendável que a área de qualidade e/ou de compliance sejam envolvidas em todas as etapas, inclusive para críticas, identificação de melhorias nos processos e adequação de todos os procedimentos ao padrão da empresa.

Vale ressaltar a importância da padronização e da utilização de documentos atualizados, de maneira que seja possível identificar a data de sua elaboração e revisão – ou seja, que sejam rastreáveis. Não é raro nos depararmos com empresas cujos procedimentos obsoletos são mantidos em redes corporativas como se ainda fossem utilizados, ou ainda cujas atualizações transitam apenas na área responsável pela execução de tal procedimento, sem que seja levada ao conhecimento da área de qualidade, por exemplo.

Além da utilização da linguagem adequada, é imprescindível que sejam realizados treinamentos com a equipe, para evitar que qualquer detalhe do procedimento não seja observado. Por fim, se necessário, é recomendável a realização de testes antes da implementação de procedimento de trabalho.

As empresas que se certificam como OEA são consideradas como aquelas que seguem as melhores práticas do mercado, que conduzem seus processos e atividades em geral de maneira robusta, segura e transparente, o que naturalmente resulta em uma somatória de efeitos positivos cujos resultados refletem no aumento da competitividade internacional. Ou seja, o esmero nos cuidados com o cumprimento da legislação e segurança da cadeia logística se reverte em vantagens para a empresa, além dos benefícios diretos do Programa OEA.

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